Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Etablierung eines Franchisesystems ist eine – im Optimalfall neue – Geschäftsidee. Zudem ist zu prüfen, ob sich diese auch für Franchising eignet, d.h., ob es einen entsprechenden Markt gibt, ob man sich auf diesem behaupten können wird, ob es genug potentielle Franchisenehmer gibt und das System attraktiv und gut übertragbar ist, und letztlich ob entsprechendes Know-how, Organisationsstrukturen und Kapital vorhanden sind.
Wurde die Idee als franchisetauglich erachtet, ist als nächstes das Franchisekonzept zu entwickeln. Es handelt sich dabei um das „Leistungspaket“, das der Franchisegeber dem Franchisenehmer bietet. Wesentlich an einem solchen Paket ist, dass der Franchisegeber bereits fertige Konzepte für die Bereiche Marketing (z.B. Produkt- und Preispolitik, Vertrieb) und Organisation (Betriebsführung, Ausbildung, EDV, Finanzplanung, usw.) zur Verfügung stellt.
Zur Gestaltung des Franchisehandbuches und -vertrages ist das Beiziehen eines Beraters empfehlenswert. Im Handbuch werden die Spielregeln für die Zusammenarbeit zwischen Franchisegeber und –nehmer festgelegt sowie die Marktsituation, der Geschäftstyp und die Leistungs- und Informationsströme beschrieben.
Der Franchisevertrag ist die rechtliche Basis für die Zusammenarbeit und sollte von einem entsprechend versierten Juristen ausgearbeitet werden.
Ein Berater kann zudem bei der Erstellung des Leistungspaketes helfen sowie eine Einschätzung darüber abgeben, ob das Konzept ausreichend Wettbewerbsvorteile bietet.
Schutzrechte
Wesentlich für ein Franchisesystem ist die Anmeldung von Schutzrechten (Marken, Patente, Gebrauchsmuster), welche als zentrale Leistung des Franchisegebers den Franchisenehmern während der Vertragslaufzeit überlassen werden.
Diese Schutzrechte müssen beim Österreichischen Patentamt oder beim Europäischen Patentamt in München angemeldet werden. Es besteht auch die Möglichkeit einer internationalen Patentanmeldung (PCT). Die Schutzgebühren richten sich nach dem gewählten Schutzgebiet (österreichweit, europaweit, weltweit) und der Dauer des Schutzes.
Hinsichtlich der Auswahl des Markennamens, Prüfung bereits registrierter Marken, Registrierungen im Ausland und der Verwertung von Marken ist die Kontaktaufnahme von kompetenten Stellen (Österr. Patentanwaltskammer, Österr. Patentamt, Europ. Patentamt) empfehlenswert.
Planungsrechnung
Das Franchisesystem soll letztlich sowohl für den Franchisegeber als auch für den Franchisenehmer profitabel sein, weshalb eine mehrjährige Planungsrechnung besonders wichtig ist. Der Franchisegeber ist anfangs mit sehr hohen Investitionskosten für die Erstellung des Franchisekonzepts und somit einem hohen Risiko konfrontiert. Um entsprechende Rückflüsse aus der Einnahme von Franchisegebühren zu lukrieren, muss das Konzept für die potentiellen Franchisenehmer erfolgversprechend sein.
Pilotbetrieb
Bevor das Franchisesystem tatsächlich gestartet werden kann, muss es erprobt werden. Der europäische Verhaltenskodex für Franchising sieht vor, dass Franchisegeber vor Gründung eines Franchisenetzes das Konzept während eines angemessenen Zeitraums (am besten zwei Jahre) in mindestens einem Pilotbetrieb erfolgreich getestet haben. Nur wenn das System nachweislich erfolgsversprechend ist, ist die Gründung eines Franchisenetzes sinnvoll.
Ein ohne Durchführung einer Pilotphase implementiertes Franchisesystem widerspricht der wesentlichen Idee von Franchising, da dem Franchisenehmer kein erprobtes Konzept geboten wird und der Franchisegeber über zu wenig Know-how verfügt.
Wesentlich für den Erfolg des Konzepts ist die Auswahl von geeigneten Franchisenehmern. Für die Suche sollte daher ein klares Anforderungsprofil erstellt werden, die Qualität der Franchisenehmer sollte jedenfalls wichtiger sein als die Quantität. Geeignete Partner können z.B. unter den Mitarbeitern der Zentrale, auf Informationsveranstaltungen, durch Empfehlungen von Franchisepartnern, durch Presseaktivitäten und Inserate sowie durch Servicestellen der WKO und den Österreichischen Franchise-Verband gefunden werden.
Sobald das Franchisesystem etabliert ist, muss auf die konsequente Umsetzung der vertraglich vereinbarten Leistungen und Vorgaben geachtet werden. Zur Leitung und Kontrolle des Franchisenetzes ist beim Franchisegeber der Aufbau einer eigenen Franchise-Zentrale für die Systembetreuung, -pflege und –entwicklung anzuraten. Diese sollte eine Servicezentrale für alle Franchisenehmer darstellen und diese soweit entlasten, dass sie sich überwiegend auf den Vertrieb konzentrieren können.
Für den dauerhaften Erfolg des Franchisesystems ist eine permanente Weiterentwicklung erforderlich, d.h. es muss eine ständige Anpassung an geänderte Marktbedingungen (Kundenbedürfnisse, Trends, Mitbewerber) erfolgen. Passiert dies nicht, kann dies zu Unzufriedenheit bei den Franchisenehmern und letztlich zum Scheitern des Systems führen.
