Unterschiedliche Höhe bei den steuerfreien Reisekostenersätzen und der Geltendmachung von Reisekosten

Dass alle Steuerpflichtigen gleich sind, manche aber gleicher, erhellt wieder einmal mehr aus der unterschiedlichen Höhe der Reisekostenersätze bzw. der Absetzbarkeit je nachdem, ob es sich um Einkünfte aus selbständiger oder nicht selbständiger Tätigkeit handelt und welche Tätigkeitausgeübt wird.

:: Dienstreise § 26 Z 4 EStG, Rz 699 ff LStR

Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Dienstnehmer über Auftrag des Dienstgebers seinen Dienstort zur Durchführung von Dienstvorrichtungen verlässt, oder
so weit weg vom Familienwohnsitz arbeitet, dass eine tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist, soweit kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht (Einsatzdauer länger als eine Woche).
Eine Mindestentfernung ist nicht vorgesehen. Die „Reise um die Ecke“ genügt!

Steuerfreie Kostenersätze

• Fahrtkosten: Entweder lt. Beleg in der tatsächlichen Höhe, oder bei Fahrten mit dem dienstnehmereigenen PKW € 0,36 pro Km.
• Tagesgeld: Im Inland, wenn länger als 3 Stunden € 2,20 pro angefangener Stunde, maximal € 26,40 pro Tag. Wird ein Arbeitsessen bezahlt, kommt es zu einer Kürzung um € 13,20 pro Essen.
  Im Ausland kommen die Höchstsätze der Bundesbediensteten (Reisegebührenvorschrift) zur Anwendung, wenn die Reise länger als 5 Stunden dauert. Bei über 5 Stunden 1/3, über 8 Stunden 2/3, über 12 Stunden voller Satz.
• Nächtigungsgeld: Entweder die tatsächlichen Ausgaben lt. Beleg (inklusive Frühstück), oder ohne Nachweis pauschal € 15,- / Nacht im Inland, im Ausland die Höchstsätze lt. RGV für Bundesbedienstete.
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten nicht als Dienstreise. Deren Kosten sind mit dem Verkehrsabsetzbetrag / Pendlerpauschale abgegolten.

Diese Kostenersätze sind gem. § 49Abs. 3 ASVG auch beitragsfrei, sofern ein echtes Dienstverhältnis gegeben ist. Bei einem freien Dienstverhältnis ist das allerdings nicht der Fall, weil freie Dienstnehmer Einkünfte aus unternehmerischer Tätigkeit (Selbständige Tätigkeit oder Gewerbebetrieb) beziehen. Derartige Kostenersätze sind daher bei freien Dienstnehmern sozialversicherungspflichtig, da § 49 Abs. 3 ASVG die Beitragsfreiheit nur für eine echtes Dienstverhältnis normiert. Ertragsteuerlich stellen die Kostenersätze steuerpflichtige Einnahmen dar, denen die entsprechenden Reisekosten als Ausgaben gegenüber stehen.

:: Berufsreise § 16 Abs. 1 Z 9 EStG, Rz 278 ff LStR

Diese liegt vor, wenn

• sich der Steuerpflichtige zwecks Verrichtung beruflicher Obliegenheiten mindestens 25 Kilometer vom Mittelpunkt der Tätigkeit entfernt und
• eine Reisedauer von mehr als 3 Stunden im Inland bzw. mehr als 5 Stunden im Ausland vorliegt und
• kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

In diesem Fall handelt es sich um Einkünfte aus nicht betrieblicher Tätigkeit (nicht selbständige Tätigkeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitaleinkünfte und sonstige Einkünfte). Mehraufwendungen können als Werbungskosten geltend gemacht werden wie folgt:
Tagesgeld in Höhe der Pauschalbeträge nach § 26 Z 4 EStG, allerdings nur dann, wenn eine Nächtigung erforderlich ist.
Als Fahrtkosten können die tatsächlichen Kosten oder für die Benutzung des eigenen PKW das Km-Geld in der Höhe von € 0,356 / Km – allerdings nur bis maximal 30.000 Kilometer – geltend gemacht werden.
Für das Nächtigungsgeld gelten die gleichen Bestimmungen wie bei derDienstreise.

:: Geschäftsreise § 4 Abs. 5 EStG, Rz 1378 EStR

Hier handelt es sich um betriebliche Einkünfte (Land und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb und Selbständige Tätigkeit).
Dieser Reisebegriff deckt sich mit der Berufsreise gem. § 16 Abs. 1 Z 9 EStG, ist aber von der Dienstreise gem. § 26 Z 4 EStG verschieden. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind keine Reisen, die Fahrtkosten sind jedoch in der tatsächlichen Höhe Betriebsausgaben, sofern nicht der Wohnort aus persönlichen Gründen außerhalb der üblichen Entfernung vom Betriebsort liegt. Es sind mehrere Mittelpunkte der Tätigkeit möglich (z.B. Filialbetriebe, Einsatzort oder -gebiet, ein Fahrzeug mit dem täglich auf denselben Routen Fahrten unternommen werden etc.). Dieshat zur Folge, dass der Aufenthalt an diesen Orten keine Reise darstellt.

– Reisekosten

Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft sind ohne Nachweis in der tatsächlichen Höhe als Betriebskosten absetzbar, wenn sie die Beträge lt. § 26 Z 4 EStG nicht übersteigen. Tagesgeld kann auch nur dann geltend gemacht werden, wenn eine Nächtigung erforderlich ist.
Fahrtkosten können in der tatsächlichen Höhe, oder bei Verwendung eines nicht im Betriebsvermögen befindlichen PKW mit € 0,356 / Km abgesetzt werden, aber nur bis 30.000 Kilometer. Darüber hinaus geht das Finanzamt davon aus, dass das Fahrzeug zu mehr als 50% im einkommensteuerlichen Sinn als notwendiges Betriebsvermögen anzusehen ist und damit die tatsächlichen Betriebsausgaben abzusetzen sind.

– Vorsteuerabzug

Sowohl vom pauschalen Tages- als auch Nächtigungsgeld kann der Unternehmer die Vorsteuer mit 9,0909% geltend machen. Gleiches gilt für den Dienstgeber als Unternehmer für Kosten einer Dienstreise des Dienstnehmers.

:: Reisekosten für Aus- und Fortbildung §§ 4 Abs. 4 Z 7 u. 16 Abs. 1 Z 10 EStG, Rz 365 LStR

Neben den unmittelbaren Kosten (Kursgebühren, Skripten etc.) können auch Tages- und Nächtigungsgelder sowie Fahrtkosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Die Entfernung muss aber mindestens 25 Kilometer betragen. Als Km-Geld können € 0,356 / Km, als Tagesgeld nach Stunden bis maximal € 26,40 / Tag und als Nächtigungsgeld pauschal € 15,- pro Nacht im Inland geltend gemacht werden. Wird Nächtigungsgeld einschließlich Frühstück in tatsächlicher Höhe beansprucht, ist es mit € 81,45 begrenzt. Dieser Betrag errechnet sich aus dem Höchstbetrag der Bundesbediensteten von € 18,10 erhöht um 350%. Vergleichbares gilt bei Auslandsreisen. Für Deutschland und Italien beträgt das Nächtigungsgeld € 27,90; maximal können daher pro Nacht € 125,55 geltend gemacht werden. In der Schweiz sind es € 147,15 (von € 32,70 gerechnet). Dauert ein Seminar länger als 5 Tage, kommt es infolge Vorliegens eines neuen Mittelpunktes der Tätigkeit zu einem Wegfall des Tagesgeldes.

:: Reisekosten bei Vereinstätigkeiten (Rz 774 VereinsRL)

Die steuerfreien Reisekostenersätze für Funktionäre, Trainer, Masseure, Sportler, Künstler etc. im Rahmen ihrer Vereinstätigkeit betragen für:
Verpflegungskosten bis 4 Stunden € 13,20, darüber maximal € 26,40 pro Tag.
Fahrtkosten, die Kosten des Massenbeförderungsmittels zuzüglich eines Reisekostenausgleichs von € 3,-, bis 4 Stunden nur € 1,50.
Es besteht keine Mindestgrenze für die Fortbewegung, die Tatsache einer Reise muss aber glaubhaft gemacht werden (z.B. Aufzeichnungen des Vereines ).
Wird Km-Geld verrechnet, ist dieses um die steuerfrei ausbezahlten Kosten des Massenbeförderungsmittels und dem Reisekostenausgleich zu kürzen. Da einerseits Nächtigungsgelder in den VereinsRL nicht erwähnt sind, andererseits aber sogenannte „Unterhaltskosten“ im Zusammenhang mit Fahrt- und Verpflegungskosten angeführt sind, erhebt sich die Frage nach der Geltendmachung von Nächtigungsgeldern und was mit Unterhaltskosten bei Reisen gemeint sein kann. Die Verrechnung von pauschalen Nächtigungskosten in der Höhe von € 15,- im Inland dürfte aber nicht steuerschädlich sein. Trägt die Person selbst einen Teil der Reiseaufwendungen, können diese als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Neben den steuerfreien Vergütungen besteht für Funktionäre ein weiterer Freibetrag in der Höhe von € 75,- pro Monat.
Diese Reisekostenregelung gilt nicht für Dienstnehmer des Vereines.

:: Lohngestaltende Vorschriften § 68 EStG u. Rz 734ff LStR

Auf Grund des Verweises in § 26 Z 4 EStG auf § 68 EStG werden lohngestaltende Vorschriften zum unmittelbaren Gesetzesinhalt, sofern sie hinsichtlich des Dienstreisebegriffes günstiger sind als das EStG. Darunter fallen insbesondere Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen, Dienstordnungen etc. Davon sind z.B. betroffen: Die Festlegung des Dienstortes, die Dauer der Dienstreise sowie die Abrechnung nach Kalendertagen. Keine Änderung ist aber hinsichtlich der im EStG festgelegten steuerfreien Beträge und einer kürzeren Reisedauer möglich.

:: Reisegebührenvorschrift

Für Bundesbedienstete gilt die RGV laut VO BGBl 87/2001 mit Wirkung ab 2002. Die Nächtigungsgebühr für das Inland beträgt gem. § 13 Abs. 1 RGV € 18,10.
Für Auslandsreisen können gem. § 26 Z 4 EStG für Dienst-, Berufs- und Geschäftsreisen die Höchstsätze (es gibt 4 Gebührenstufen) für Tages- und Nächtigungsgelder geltend gemacht werden.

:: Zusammenfassung der Unterschiede

– Bildungsreise

Mindestentfernung: 25 Km
Nächtigungsgeld nach Beleg: Höchstgrenzen (Inland z.B. 81,45)
Km-Geld: € 0,356 / Km

– Vereinstätigkeit (lt. VereinsR)

Keine Mindestentfernung
Verpflegungskosten: Bis 4 Stunden € 13,20, darüber € 26,40
Fahrtkosten: Massenbeförderungsmittel plus Reisekostenausgleich, bis 4 Stunden € 1,50, darüber € 3,-. Km-Geld mit Anrechnung.
Nächtigungsgeld: In den VereinsR nicht gesondert erwähnt (dafür aber „Unterhaltskosten“?)

– Lohngestaltende Vorschriften

Günstigere Regelungen für den Dienstreisebegriff werden zum Gesetzesinhalt.

– Reisegebührenvorschrift

Für Bundesbedienstete beträgt die pauschale Nächtigungsgebühr € 18,10. Die Gebührenstufe 4 gilt bei Auslandsreisen auch für das EStG.
Erstaunlich ist, dass die Rechtsprechung die Ungleichheiten in den Reisekostenbegriffen und insbesondere bei den Tagesgeldern als sachlich gerechtfertigt findet. Welche sachliche Rechtfertigung gibt es dafür, dass Dienstnehmer bei einer „Reise um die Ecke“ ab 4 Stunden Tagesgeld steuerfrei erhalten, während der Unternehmer, wenn er von früh bis spät unterwegs ist, keinen Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand ohne Übernachtung hat, weil die Richtermeinen, er könne sich ja aus dem Jausensackerl verpflegen.