Bisher mussten Sonderausgaben wie z.B. Spenden an mildtätige oder den Umweltschutz fördernde Organisationen oder der Kirchenbeitrag im Rahmen der Steuererklärung bzw. der Arbeitnehmerveranlagung steuerlich geltend gemacht werden. Um die Spenden gegenüber dem Finanzamt gegebenenfalls nachweisen zu können, erhielt der Spender von der spendensammelnden Organisation eine Spendenbestätigung, in welcher Name und Anschrift des Spenders, der Name und die Registrierungsnummer des Spendenempfängers sowie Datum und Höhe der Spende angegeben waren. Seit Jahresbeginn 2017 gilt die automatische Übermittlung von Sonderausgaben an das Finanzamt, welche eine Verwaltungsvereinfachung für die Finanzverwaltung wie auch für die Steuerpflichtigen mit sich bringen soll. Ab der Veranlagung 2017 ist es nicht mehr nötig, Sonderausgaben in die Steuererklärung/Arbeitnehmerveranlagung mitaufzunehmen. Es ist nunmehr grundsätzlich jedoch auch nicht mehr möglich, diese Ausgaben anders als mittels elektronischer Datenübermittlung von der Organisation an das Finanzamt geltend zu machen.
Für spendensammelnde Organisationen – vergleichbares gilt für Kirchen und Religionsgesellschaften mit dem Kirchenbeitrag – ist mit der Umstellung auf die automatische Übermittlung von Spendendaten an das Finanzamt ein administrativer Aufwand verbunden. Der Wegfall der Verpflichtung, Spendenbestätigungen auszustellen, wird diesen Mehraufwand vermutlich nicht aufwiegen. Seit dem 1.1.2017 erhaltene Spenden müssen elektronisch an das Finanzamt gemeldet werden und hierfür gewisse Informationen vom Spender (Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum) in Erfahrung gebracht werden. Die spendensammelnde Organisation hat via FinanzOnline den Gesamtbetrag aller im Kalenderjahr getätigten Spenden pro Person zu melden, d.h. die Spenden für das Jahr 2017 müssen bis Ende Februar 2018 gemeldet werden. Vergleichbares gilt für den Kirchenbeitrag, wobei hier die steuerliche Abzugsfähigkeit mit 400 € pro Jahr gedeckelt ist. Folglich müssen Kirchen und Religionsgesellschaften die 400 € Grenze übersteigenden Kirchenbeitragszahlungen erst gar nicht an das Finanzamt melden. Aus Datenschutzgründen erfolgt die Meldung über das sogenannte verschlüsselte, bereichsspezifische Personenkennzeichen für Steuern und Abgaben (vbPK SA). Dadurch wird dem „gläsernen Spender“ vorgebeugt, indem z.B. für den Sachbearbeiter im Finanzamt weiterhin lediglich die Summe der Sonderausgaben pro Kennzahl in der Steuererklärung bzw. Arbeitnehmerveranlagung sichtbar ist, nicht jedoch die Zuordnung zu einer konkreten spendensammelnden Organisation.
Für die zeitliche Zuordnung von Spenden als Sonderausgabe ist der Abflusszeitpunkt beim Spender maßgebend. Bei Spenden rund um das Jahresende ist es jedoch für die spendensammelnde Organisation regelmäßig schwierig festzustellen, ob die Zahlung noch dem abgelaufenen Jahr oder bereits dem aktuellen Jahr zuzuordnen ist. Vereinfachend kann die spendensammelnde Organisation davon ausgehen, dass eingangsseitige Kontogutschriften bis zum 3. Jänner eines Kalenderjahres für die Datenübermittlung an das Finanzamt dem Vorjahr zuzuordnen sind. Trotz der automatischen Übermittlung von Sonderausgaben sind weiterhin Wahlrechte möglich, die regelmäßig über Antrag und im Wege der Veranlagung auszuüben sind. Dies betrifft etwa Einmalbeiträge betreffend Weiterversicherung und Nachkauf von Versicherungszeiten, welche auf Antrag gleichmäßig über zehn Jahre verteilt werden können.
Die von den spendensammelnden Organisationen und von den Kirchen und Religionsgesellschaften an das Finanzamt übermittelten Informationen können – den Lohnzetteln vergleichbar – in FinanzOnline abgerufen werden. Zusammen mit einer Auflistung der getätigten Sonderausgaben (z.B. anhand der Kontoauszüge als Dokumentation) lässt sich gut nachprüfen, ob tatsächlich getätigte Spenden bzw. andere Sonderausgaben nicht automatisch oder fehlerhaft an das Finanzamt übermittelt wurden. Der Spender kann dann die spendensammelnde Organisation dazu veranlassen, die Übermittlung innerhalb von drei Monaten zu berichtigen bzw. nachzuholen. Sofern im Extremfall die spendensammelnde Organisation ihrer Verpflichtung auch nach Aufforderung nicht nachkommt, muss die Spende gegenüber dem Finanzamt glaubhaft gemacht werden, um die steuerliche Abzugsfähigkeit sicherstellen zu können. Es ist daher zumindest in der „Einführungsphase“ ratsam, nach wie vor die getätigten Sonderausgaben entsprechend zu dokumentieren (z.B. durch Aufbewahrung der Kontoauszüge).
Die automatische Übermittlung von Sonderausgaben an das Finanzamt ist schließlich auch eine wichtige Voraussetzung für die antragslose Arbeitnehmerveranlagung (siehe KI 02/17). Neben den Lohnzetteln liegen dem Finanzamt dann auch die Sonderausgaben (Spenden, Kirchenbeitrag etc.) vor, sodass ein daraus resultierendes Guthaben antragslos und rasch an den Steuerpflichtigen ausbezahlt werden kann.
